1．客户询盘
：一般在客户下订Purchase Order之前
，都会有相关的Order Inquiry给业务部
，做一些细节上的了解
。
2．报价
：业务部及时回复客人查询
，确定货物品名
、型号
、数量
、交货期
、付款方式
、包装规格
、港口（空运机场）及柜型等
，等和客户确定业务时
， Proforma Invoice or sales contract or offer sheet 给客户做正式报价
。
3．得到订单
：经过洽谈，收到客户正式的订单 Purchase Order or sales contract
。
4．下生产单
：得到客人的订单确认后
，给工厂下订单(工厂自己安排生产计划)
，安排生产计划
。
5．业务审批
：业务部收到订单后
，首先做出业务审核表
。按“出口合同审核表”的项目如实填写
，尽可能将各种预计费用都列明
。合同审批需附上客人订单传真件
，与工厂的收购合同
。审核表要由业务员签名
，部门经理审批
，再交管理部人员审核后才能执行。如金额较大的
，或有预付款和佣金等条款的
，要经公司总经理审批才行
。合同审批之后制成工作任务单
，交给部门跟单员跟进
。
6．下达生产通知
：业务部在确定交货期后
，满足下列情况可下达生产通知, 通知工厂按时生产
：
6.1
：如果是L/C付款的客户，通常是在交货期前1个月确认L/C已经收到
，收到L/C后需业务员和单证员分别审查信用证
，检查是否存在错误
，交货期能否保障
，及其他可能的问题
，如有问题应立即请客人修改L/C
。
6.2
：如果是T/T付款的客户
，要确认定金已经到账
。
6.3
：如果是远期L/C, D/A等条款收汇方式的客户(不推荐运用这种方式)
，需经总经理确认批准
。
7．验货
：
7.1
：在交货期前一周
，要通知公司验货员验货(部门跟单员跟进)
。
7.2
：如果客人要自己或指定验货人员来验货的，要在交货期一周前
，约客户查货并将查货日期告知外贸部
。
7.3
：如果客人指定由第三方验货公司或公证行等验货的
，要在交货期两周前与验货公司联系，预约验货时间
，确保在交货期前安排好时间
。确定后将验货时间通知工厂
。
8．备制基本文件单证: 在收到客户正式的订单时
，应制作出口合同, 出口商业发票,装箱单
，出口货物托运单,核销单, 报关单, 报关委托书, 报验委托书(工厂的外贸人员还需要准备: 商检换证凭单,纸箱检验单) 等文件.（应由单证员制作
，交给业务跟单员跟进）
。
9．商检
：如果是国家法定商检产品
，在给工厂下订单时要说明商检要求
，并提供出口合同
，发票, 装箱单等商检所需资料
。而且要告诉工厂产品的出口口岸
，便于工厂办理商检
。应在发货一周之前拿到商检换证凭单/条
。
10．租船订仓
：
10.1．如果跟客人签定的合同是FOB CHINA条款
，通常客人会指定运输代理公司或船公司
。应尽早与货代联系
，告知发货意向
，了解将要安排的出口口岸
，船期等情况
，确认工厂的交货能否早于开船期至少一周以前
，以及船期能否达到客人要求的交货期
。应在交货期7天之前向货运公司发出书面定仓通知
，通常在开船5天前可拿到进仓单
。
10.2．如果是由卖方支付运费，应尽早向货运公司或船公司咨询船期
，运价
，开船口岸等
。经比较，选择价格优惠
，信誉好，到港时间准时,船期时间合适的船公司
，并告诉业务员通知客人
。如客人不同意时要另选客人认可的船公司
。开船前一周书面定仓
，程序同上
。
10.3．如果货物不够一个小柜
，需走散货时
，向货代公司定散货仓位
。拿到进仓单时
，还要了解截关时间
，入仓报关要求
，等内容
。
10.4．向运输公司定仓时
，一定要传真书面出口货物托运单
，注明所定船期
，柜型及数量
，目的港等内容
，以避免差错.
11．安排拖柜
：(千万记住装柜前要检查集装箱柜里是否有破旧,破损,破裂的地方)
11.1．货物做好并验货通过后
，委托拖车公司提柜
，装柜
。拖车公司应选择安全可
靠
，价格合理的公司签定协议长期合作
，以确保安全及准时
。要给拖车公司传真以下资料
：定仓确认书/装柜图纸
，船公司
，定仓号
，拖柜委托书
，注明装柜时间
，柜型及数量
，装柜地址
，报关行，及装船口岸等
。如果有验货公司监装柜，要专门声明
，不能晚到
。并要求回传一份装柜资料
，列明柜号
、车牌号
、司机及联系电话等.
11.2．传真一份装车资料给工厂
，列明上柜时间
、柜型
、订仓号
、订单号
、车牌号以及司机联系电话
。
11.3．要求工厂在货柜离开工厂后尽快传真一份装货通知给业务部
，列明货柜离厂时间
、实际装货数量等
，并记下装箱号码和封条号码作为提单的资料
。要求工厂装柜后一定要记住封紧锁上.
12．委托报关
：在拖柜前要将报关所需资料交给合作报关行
，委托出口报关及做商检通关换单
。通常要给报关留出两天时间（船截关前）
。委托报关时
，应提供一份装柜资料
，内容包括所装货物及数量
，口岸
，船公司
，定仓号
，柜号
，船开截关时间
，拖车公司
，柜型及数量
，本公司的联系人和电话地址等
。
13．获得运输文件
：
13.1．最迟在开船后两天内
，要将提单补充内容(如果需要修改的话)传真给船运公司或货运代理
。提单补充内容要按照L/C或客人的要求来做
，并给出正确的货物数量
，以及一些特殊要求等，包括要求船公司随同提单出的船证明等
。
13.2．督促船公司尽快出提单样板及运费帐单
。仔细核对样本无误后
，向船公司书面确认提单内容
。如果提单需客人确认的
，要先传真提单样板给客人
，得到确认后再要求船公司出正本
。
13.3．及时支付运杂费
，付款后通知船公司及时取得提单等运输文件
。支付运费应做登记
。13.4. 如果客户是做FOB条款的, 应该及时通知客户保险,并将提单副本传真给他.
14．准备其他文件
14.1．商业发票
：L/C 要求提供的文件中
，对商业发票要求最严格
。发票的日期要确定在开证日之后
，交货期之前
。发票中的货物描述要与L/C上的完全相同
，小写和大写金额都要正确无误
。L/C上对发票的条款应显示出来
，要显示唛头
。如果发票需办理对方大使馆认证
，一般要提前20天办理
。
14.2．FORM A原产地证书
：FORM A 原产地证要在发货之前到当地商品检验局申办
。需注意的是运输日期要在L/C 的交货期和开船日之前
，在发票日期之后
。未能在发货之前办理的
，要办理后发证书
，需提供报关单
，提单等文件
。经香港转运的货物
，FORM A证书通常要到香港的中国商检公司办理加签
，证明未在港对货物进行再加工
。
14.3．一般原产地证
：一般原产地证可在中国贸易促进会办理
，要求低一些
。可在发货之后不太长的时间内补办
。如果原产地证书要办理大使馆加签
，也和发票一样要提前20天办理
。
14.4．装运通知
：一般是要求在开船后几天之内
，要通知客人发货的细节
，包括船名
，航班次
，开船日
，预计抵港日
，货物及数量
，金额
，包装件数
，唛头，目的港代理人等
。有时L/C要求提供发送证明
，如传真报告书
，发函底单等
，注意按客人要求的时间内办理
。
14.5．装箱单
：装箱单应清楚地表明货物装箱情况
。要显示每箱内装的数量
，每箱的毛重
，净重
，外箱尺寸
。按外箱尺寸计算出来的总体积要与标明的总体积相符
。要显示唛头和箱号
，以便于客人查找
。装箱单的重量
，体积要与提单相符
。
15．交单
：
15.1．采用L/C收汇的
，应在规定的交单时间内
，备齐全部单证
，并严格审单
，确保没有错误
，才交银行议付
。
15.2．采用30% deposit,T/T收汇的
，在取得提单后马上传真提单给客人付70%余款
，确认收到余款后再将提单正本及其他文件寄给客人
。
15.3．如果100%T/T收汇的
，要求收全款货款才能做货的，要等收款后再安排生产
。拿到提单后可立即寄正本提单给客人
。
16．业务登记
：每单出口业务在完成后要及时做登记
，包括电脑登记及书面登记
，便于以后查询
，统计等
。
17．文件存档
：所有的外贸单证
、L/C和议付文件必须留存一整套以备查用
。
18．单证员平时应注意收集海空运价,船期
，航线
，等信息
，为业务员的报价提供帮助.
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